Platobná karta pre štátnu správu

23.09.2004 (00:00)

Výhodou tohto riešenia je predovšetkým úspora času štátnych zamestnancov a minimalizácia administratívnych úkonov spojených so zásobovaním štátnych úradníkov. Nákupné karty sú podobné štandardným platobným kartám a obchodníci ich dokážu spracovať rovnako ako osobné karty.
Platobné karty sú v súčasnosti bežným doplnkom bankových účtov, zároveň dynamicky rastie trh s kreditnými kartami. Platba kartou je pohodlná, bezpečná a aj preto ju využíva čoraz viac spotrebiteľov. Málokto však vie, že popri štandardných debetných a kreditných kartách pre fyzické a právnické osoby existujú aj tzv. Government procurement cards – platobné karty, ktoré umožňujú orgánom štátnej správy nakupovať rýchlo a efektívne. Výhodou tohto riešenia je predovšetkým úspora času štátnych zamestnancov a minimalizácia administratívnych úkonov (byrokracie) spojených so zásobovaním štátnych úradníkov. Nákupné karty sú podobné štandardným platobným kartám a obchodníci ich dokážu spracovať rovnako ako osobné karty.

Nasledujúci text obsahuje základné informácie o platobných kartách pre nákupy v štátnej správe (Government Procurement Card), prečo sa tieto karty používajú, kde ich úspešne zaviedli a čo je ich hlavným prínosom.

Ako to všetko začalo?

S návrhom na zavedenie kariet pre štátnu správu prišlo anglické Ministerstvo financií v októbri 1997. Išlo o priamu odozvu na výsledky prieskumu Národného kontrolného úradu na Ministerstve obrany Spojeného kráľovstva. V prieskume sa zistilo, že náklady na nákupy predmetov s veľmi nízkou hodnotou, zaobstarávanie, získavanie cenových ponúk, vydávanie nákupných príkazov atď., ďaleko prevážili hodnotu zakúpeného materiálu. Konkrétnym príkladom bol visiaci zámok s hodnotou 0,80 libry (48 SK), pri ktorom bola celková cena zaobstarania 90 libier (viac ako 5000 SK)! Na základe týchto zistení vypísalo Ministerstvo financií výberové konanie a následne uzatvorilo zmluvu s asociáciou Visa a piatimi bankami, o vytvorení a dodaní špeciálnych platobných kariet pre vládne inštitúcie.

Ešte pred spustením programu si objednalo britské Riaditeľstvo pre správu financií a zdrojov nezávislú štúdiu, ktorá mala zistiť potenciálne úspory nákladov pre štátnu správu. Audítorská spoločnosť KPMG vyčíslila, že pri každej transakcii môžu náklady klesnúť až o 50%. Prirodzene, v skutočnosti tieto úspory neznamenajú automaticky nižšie náklady, ale výsledok bol napriek tomu povzbudzujúci. Po vykonaní interného auditu sa britská štátna správa rozhodla projekt realizovať a v rámci tendra bola za dodávateľa platobných kariet vybraná banka Barclays.

Následne bola realizovaná polročná skúšobná prevádzka kariet. Platobné karty boli používané na úhrady presne definovaných tovarov, napríklad kancelárskych potrieb, kníh, kancelárskeho zariadenia a ďalších malých predmetov. Po úspešnom ukončení skúšobnej prevádzky padlo rozhodnutie o „ostrej“ prevádzke a platobné karty boli vydané zložkám štátnej správy, ktoré ju potrebovali a mohli využiť.

Toto rozhodnutie je v súlade so stratégiou britskej vlády, ktorá si stanovila cieľ „realizovať všetky bežné nákupy tovaru elektronickou formou“. Použitie kariet na nákupy v štátnej správe prispieva k splneniu tohto cieľa.

Základné charakteristiky
 Platobná karta pre štátnu správu spadá do kategórie tzv. charge kariet. Pri týchto kartách uhradí majiteľ karty svoje platby zvyčajne raz mesačne na základe vystavenej faktúry.
 Karta sa vydáva vybraným pracovníkom, ktorí ňou nakupujú tovar a služby nízkej hodnoty priamo od dodávateľov.
 Odpadá potreba vypisovať objednávky, nákupné príkazy, uzatvárať zmluvy, či zložito účtovne evidovať pohyby financií.
 Každý mesiac dostane učtáreň namiesto desiatok faktúr od dodávateľov iba jednu faktúru od banky.
 Pre každého držiteľa karty je dohodnutý maximálny finančný limit nákupu. V Anglicku to je pre jednotlivé transakcie obvykle 500 libier, pre celomesačné výdavky obvykle 1000 libier.
 Kartové limity možno meniť nahor alebo nadol jediným telefonátom. Zmena sa môže týkať konkrétnej transakcie, alebo môže byť permanentná.

Ako karta funguje?
 Držiteľ karty dostáva od nadriadeného orgánu právomoc na použitie karty
 Vyplní žiadosť o vydanie karty, ktorá sa zasiela na Riaditeľstvo pre správu financií a zdrojov, kde sa spracuje a odošle banke Barclays. Okrem iného sa v žiadosti stanovia presné výdavkové limity držiteľa karty.
 Banka spracuje karty a vráti ich príslušnému oddeleniu do piatich pracovných dní.
 Držitelia kariet ich môžu začať používať pri dodávateľoch, ktorí akceptujú karty Visa.
 Objednávky sa odosielajú priamo dodávateľovi faxom, e-mailom alebo prostredníctvom internetu. Objednávka môže byť vybavená aj osobne alebo cez telefón.
 Držitelia kariet si udržiavajú záznamy o transakciách z dôvodu sledovania objednaného tovaru. Obvykle postačuje bežná tabuľka.
 Dodávateľ zadá transakciu do terminálu spolu s jedinečným identifikačným číslom držiteľa karty.
 Po akceptácii nasleduje schválenie vydania tovaru alebo služby. Tie sa dodajú priamo držiteľovi karty alebo na akékoľvek iné stanovené miesto dodávky.
 Peniaze na vlastný účet dodávateľa prídu do 2 až 4 dní.
 Držitelia kariet dostávajú mesačné výpisy. Presnosť týchto výpisov držiteľ karty kontroluje podľa svojich vlastných záznamov.
 Riaditeľstvo pre správu financií a zdrojov dostáva mesačný konsolidovaný prehľad s výdavkami za celé ministerstvo a zabezpečuje úhradu faktúry. Úhrada prebieha z bežného účtu.

V čom je najväčší prínos platobných kariet pre štátnu správu?
Je jasné, že hlavným prínosom je úspora času a práce pri nákupe predmetov s malou hodnotou. Takto uvoľnené zdroje sa môžu využiť pre iné účely. Z pohľadu dodávateľa je najväčšou výhodou rýchlosť platby, úhrada je garantovaná do 2 až 4 dní namiesto 28 dní v minulosti.

Zavádzanie systému platobných kariet ešte stále prebieha a niektoré výhody tohto riešenia sa ešte stále rozvíjajú a prejavia sa neskôr. Zatiaľ čo spätná väzba od vyššieho manažmentu a manažérov prvej línie je vynikajúca, určitý odpor sa prejavil medzi strednými manažérmi kvôli nedostatku pochopenia, pocitu straty kontroly, nedostatku dôvery voči zamestnancom, ako aj neochote k zmenám. Do dnešného dňa boli identifikované jednoznačné výhody:

Koncoví používatelia systém sú spokojní, pretože

- nakúpia čo chcú a nie to, čo si iní myslia, že chcú
- preferujú priamy kontakt s dodávateľmi
- majú radi vyššiu zodpovednosť a lepšie chápu cenové dopady, napr.
- náklady na dopravu
- možnosť zliav
- Proces nákupu spotrebného tovaru sa výrazne zjednodušil
- Pružnosť pri nákupoch
- Minimálna manipulácia s hotovosťou
- Nižšia alebo úplne eliminovaná potreba skladovania a distribúcie
- Menej papierovania a administratívy
- Menej chýb vďaka priamemu kontaktu
- Dosiahnutie rýchlej platby
- Menej problémov s fakturáciou a spracovaním dokladov
- Lepšie vzťahy s dodávateľmi
- Väčší a komplexný prehľad o nákupoch
- Automatická platba – jedna faktúra
- Rýchlejšia dodávka
O asociácii Visa International:
Asociácia Visa je svetový líder v platobných operáciách a karty Visa generujú ročný objem predaja 3 bilióny USD. Karty Visa sú akceptované vo viac než 150 krajinách. Visa zohráva hlavnú úlohu pri vývoji progresívnych platobných produktov a technológií, ktoré poskytujú výhody pre 21 000 členských finančných inštitúcií a majiteľov platobných kariet. Visa je lídrom v internetových platbách a je priekopníkom vytvorenia u-commerce, t.j. univerzálneho obchodu. Ide o možnosť obchodovať kdekoľvek, kedykoľvek a akýmkoľvek spôsobom. Viac informácií možno získať na adrese www.corporate.visa.com.